Kontakt oss

Kasusstudie: Managed Print Services ved University of Sheffield

University of Sheffield
University of Sheffield inngår i Russell-konsernet og er kjent for sin undervisning og forskning i verdensklasse. Universitetet er ett av Storbritannias mest ansette og rangeres gjennomgående som ett av verdens 75 beste. Universitetet har 27 000 studenter fra 117 land, og ble nylig utnevnt til det aller fremste i undersøkelsen Times Higher Education Student Experience.

Siden universitetsbygningene er spredd ut over hele Sheffields livlige bykjerne, kan oppgaven med å integrere IT-tjenester være en virkelig stor utfordring. Ved en gjennomgang av universitetets infrastruktur for utskrift, ble det oppdaget mer enn 3000 skrivere av ulike merker og modeller. Skriverne krevde ulike tonerkassetter, drivere og serviceplaner, og var ikke enkle å vedlikeholde.

Universitetet besluttet å innføre «My Sustainable Print» for å gi en bedre brukeropplevelse og redusere miljøbelastningene og kostnadene med utskrift. I samarbeid med Sharp erstattet universitetet 3000 av skriverne sine med en passende mengde multifunksjonssystemer. Sharp forvalter universitetets utskriftsmiljø i form av oppmerksom kundestøtte på stedet.

Universitetets personale kan nå skrive ut og hente utskrifter i høy kvalitet i farger eller svart-hvitt fra det multifunksjonssystemet som passer dem best. Den nye teknologien oppleves som fleksibel og lett å bruke. Med Sharps løsning forventer universitetet å spare mer enn 11 millioner kroner i året. Energiforbruket reduseres med 80 % og karbondioksidutslippene reduseres fra 24 til 5 tonn per år.

Sharps løsning

Sharp tok hånd om implementeringen for universitetet ved å identifisere passende plassering av utstyret. Vi hadde kontinuerlig kontakt med personalet for å sikre en friksjonsfri overgang. Mellom januar og mars 2014 installerte Sharp 300 identiske A4-multifunksjonssystemer og 300 identiske A3-multifunksjonssystemer på universitetet. Fargemultifunksjonssystemer gir brukerne tilgang til utskrift med høy kvalitet, kopiering og skanning.

Sharp leverte grunnleggende opplæring, og for at brukerne skulle få god tid til å bli kjent med den nye teknologien, ble de gamle skriverne stående i en måned før de ble samlet inn og donert til veldedige formål. Det nye utstyret er lett å bruke, har en intuitiv berøringsskjerm for navigering og valg av funksjoner og én enhetlig skriverdriver.

I stedet for å skrive ut på en bestemt enhet, kan brukerne nå hente inn utskriftsjobbene fra det Sharp-multifunksjonssystemet som passer dem best der og da. Sharps integrerte Follow Me-funksjon er både brukervennlig og sikker. Etter autentisering med ID-kort ved et multifunksjonssystem kan brukeren skrive ut konfidensielle dokumenter, kopiere og skanne papirdokumenter direkte til e-postmottaker.

Sharp forvalter universitetets utskriftsmiljø. En dedikert maskinparkansvarlig og to serviceteknikere som er ansatt hos Sharp, er basert på universitetet. Via universitetets kundeservice leverer de smidig og effektiv støtte til brukerne. Ved hjelp av Sharps OneStop-serviceverktøy for overvåking av utstyr kan de diagnostisere og løse mange problemer før brukerne rekker å merke at noe er feil.

Kundefordeler

Sharps løsning har transformert brukernes opplevelse ved University of Sheffield. Den nye teknologien er mer fleksibel, produktiv og pålitelig. Ved å fjerne skrivebordsskriverne er det frigjort mer skrivebordsplass. I stedet for å være begrenset til en lokal skriver, har alle brukere nå tilgang til avanserte multifunksjonssystemer med utskrift, kopiering og skanning i farger.

Universitetets personale kan skrive ut og deretter hente utskriften ved et valgfritt multifunksjonssystem når det passer dem, noe som gir økt mobilitet. Hvis det nærmeste multifunksjonssystemet er opptatt, kan man lett hente utskriften på et annet system. Dokumentkonfidensialitet sikres ved at utskriftsjobben blir liggende i utskriftskøen til eieren frigir den ved maskinen.

Med Sharps administrerte utskriftstjenester har byrden med administrasjon og brukerstøtte blitt redusert. Måleravlesninger samles inn automatisk, og kostbare forbruksartikler trenger ikke lagerføres. Takket være Sharps kundestøtte på flere nivåer har universitetet dessuten kunnet frigjøre IT-ressurser til fordel for mer strategiske prosjekter.

Kostnadsbesparingene for prosjektet er overbevisende. Bare «My Sustainable Print» forventes å redusere University of Sheffields utskriftskostnader med 11 millioner kroner i året, noe som er et sensasjonelt høyt beløp med tanke på den kvalitetsforbedringen og effektivitetshøyningen som den nye utskriftsinfrastrukturen har medført. Dessuten medfører den energieffektive løsningen en reduksjon av utskriftsrelaterte karbondioksidutslipp med 80 %.

Kontakt

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social