Kontakt oss

Kasusstudie: Reduksjon av kostnadene til multifunksjonsskrivere hos Waterschap Rivierenland, en nederlandsk lokal vannmyndighet.

Da Waterschap Rivierenland trengte å spare inn på utskrifts- og papirkostnadene, gikk de til Sharp. Sharp Benelux hjalp teamet å forstå utskriftsforbruket og finne frem til den beste løsningen for akkurat deres behov.

Waterschap Rivierenland er alltid på utkikk etter nye metoder som kan forbedre bærekraften i deres forretningsprosesser. Uansett om det gjelder å gjenvinne energi som blir frigitt under vannbehandlingen og bruke den til andre forretningsenheter, utstyre vannbehandlingsanlegg med solcellepaneler eller å iverksette tiltak for å redusere CO2‑utslipp forårsaket av transport av de ansatte.

Organisasjonen har som mål å være energinøytral og ha minimert CO2-utslippene sine innen 2030. Disse bærekraftmålene spilte en viktig rolle i jakten på en ny skriverleverandør, siden utskrift ofte kan gi muligheter til å forbedre bærekraften, for eksempel ved å redusere papirforbruket og skrivernes kraftforbruk.

Ledelsen og de ansatte hos Waterschap Rivierenland arbeider for at den nederlandske befolkningen skal holde seg tørr på bena, hver dag. Organisasjonen administrerer diker og vann i elveområdet som strekker seg fra den tyske grensen der Rhinen kommer inn i Nederland, til landsbyen Kinderdijk i det sørlige Holland. De bruker den nyeste kunnskapene og nyskapende vannforsvarsteknologier for å hindre flommer og brudd på dikene. Vannmyndigheten er også ansvarlig for rensing av avløpsvann og administrasjon av bisamrotter og veier i området.

Gjennomgang av utskriftsforbruket

Waterschap Rivierenland var på utkikk etter en ny leverandør som kunne hjelpe dem å gjøre skriverprosedyrene deres mer bærbare. Sharp hjalp dem å forstå de mulighetene for innsparing som lå i utskriftsprosedyrene de hadde fra før. Begge parter samarbeidet for å kartlegge utskriftsforbruket og -kostnadene gjennom periodiske administrasjonsrapporter. Disse viste raskt hvilke komponenter som kunne generere større lønnsomhet. Det ble tydelig at de hadde for mange skrivere, siden noen sjelden ble brukt av de ansatte. Dette førte til at organisasjonen kunne ta en informert beslutning om å bruke ti skrivere mindre enn de hadde i sin foregående kontrakt.

Rapportene viste også at antallet ulike tonere kunne reduseres, for eksempel ved å oftere velge svart-hvitt i stedet for fargeutskrift. Sharp rådet derfor organisasjonen til å bruke svart-hvitt som standardinnstilling slik at det ville være mindre sannsynlig at de ansatte ville velge fargeutskrift. Dette førte til at de kunne kjøpe et mer begrenset antall fargetonere som var mer resirkulerbare, og dermed redusere lagerbeholdningen sin betydelig.

Steven Verdonk, kontraktssjef hos Waterschap Rivierenland, sier: «Hvis vi ønsker være et forbilde for andre organisasjoner når det gjelder sosialt ansvar, må vi finne frem til partnere som kan bidra til å gjøre oss i stand til det. Det betyr at vi alltid vurderer hvordan leverandørene våre forholder seg til menneskerettigheter og arbeidsforhold under produksjonsprosessen. Miljøproblematikk som resirkulering og utstyrets kraftforbruk spiller også en rolle. Sharps enheter har for eksempel noen av de laveste tallene for strømforbruk på markedet.»

Implementering

For å sikre at Sharp oppfylte alle de tekniske kravene, ble de nye skriverne underlagt en «funksjonstest» før implementering. Waterschap Rivierenland var også ute etter en leverandør som hadde en detaljert implementeringsplan, som kunne løse feil raskt, og som kunne lære opp personalet. Da Sharp viste at de kunne oppfylle alle kravene, ble alle de 27 skriverne byttet ut på én dag. Waterschap Rivierenland skrev en omfattende manual for å få medarbeiderne i gang med de nye skriverne. I tillegg var Sharps instruktører til stede i tre dager for å støtte personalet i fremste linje.

De nye skriverne har forbedret brukeropplevelsen for de ansatte hos Waterschap Rivierenland merkbart. De kan nå enkelt aktivere skriverne med et kort. Follow Me-systemet gir brukerne mulighet til å skrive ut hvor som helst i bygningen. Det lagrer dokumenter på en server slik at brukerne kan hente dem frem på en hvilken som helst skriver ved å aktivere den med et kort. Alle disse faktorene bidrar til å redusere utskriftsforbruket ved å hindre at dokumenter blir skrevet ut flere ganger fordi brukerne har sendt dem til feil skriver. Dokumentsikkerhet er en annen sak som brukerne ikke trenger å bekymre seg for: utskrevne dokumenter kan bare hentes etter at brukeren har legitimert seg ved enheten, og det gjør det umulig for andre brukere å se konfidensielt eller sensitivt innhold. 

Første trinn fullført

Ved å redusere antallet skrivere med mer enn 25 prosent, kjøpe inn energieffektive skrivere og forbedre innkjøps- og leverandørprosessene tok Waterschap Rivierenland det første skrittet på veien mot en utskriftsprosedyre som er mer miljøvennlig og kostnadseffektiv. Det neste trinnet består av å redusere utskriftsmengden betydelig ved å oppfordre de ansatte til å lese flere dokumenter på digitale enheter. Verdonk kommenterer: «Vi vil gjerne bevege oss mot at de ansatte leser dokumenter på nettbrett eller PC-er i stedet for å alltid skrive dem ut. Dette er imidlertid ikke så enkelt i praksis, fordi folk foretrekker å lese på papir, spesielt hvis dokumentene er på flere sider. Vi håper å kunne endre dette i fremtiden.»

I mellomtiden fortsetter Waterschap Rivierenland å arbeide mot målet om å bli energinøytrale innen 2030. «Den nye skriverflåten fører oss et skritt nærmere målet. Nå må vi fortsette å overvåke bruken for å identifisere muligheter for videre innsparinger», sier Verdonk. Ved å gjøre det håper Waterschap Rivierenland at de skal kunne bidra til kvaliteten både for det området de har ansvaret for, og for miljøet i hele Nederland.

Vil du vite mer om hvordan Sharps multifunksjonsskriverløsninger kan hjelpe bedriften din å spare penger, forbedre effektiviteten og bli mer energibevisst? Kontakt oss!.

 

 

Kontakt oss

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social