Kontakt oss

Hvordan økonomiavdelingen kan få mest mulig ut av Sharps Optimised Workflow-programvare

Vår Optimised Workflow-programvare hjelper regnskapsavdelingen i bedriften din å håndtere fakturaer mer effektivt

Det er mange fordeler med å automatisere faktureringsprosessen. Det betyr at økonomiavdelingen får færre rutineoppgaver å håndtere, prosessen går raskere så du kan betale leverandørene innen fristen og unngå forsinkelsesgebyrer. Fakturaer som er skannet inn og lagret i systemet, ligger trygt og sikkert.

Som en del av vår serie av optimaliserte programvareløsninger har vi utviklet et program som gjør det enkelt å håndtere fakturaer. Fakturaene kan skannes inn og administreres av en tilpasset, automatisert arbeidsflyt som gjør at prosessen holder seg på skinner.

Vår Optimised Workflow-programvare styrer hele prosessen ved å automatisk kontrollere fakturaer mot innkjøpsordrer og følgesedler, og eliminerer dermed feil som ofte oppstår ved manuelle sammenligninger. Automatiske utløsere og varsler holder deg informert om alle trinn i fakturaens gang gjennom systemet – fra mottak via godkjenning til betaling.

Hvordan det fungerer

OCR (Optical Character Recognition – optisk tegngjenkjenning) brukes til å trekke ut nøkkelinformasjon som leverandørens navn, fakturabeløpet og momsbeløpet fra de lagrede fakturaene. Takket være smart merking og maskinlæring er det enkelt å sette opp OCR-maler, og nøyaktigheten forbedres over tid.

Å få fakturaene inn i systemet er raskt og enkelt. Det er ikke behov for manuell inntasting av data, og systemet fungerer både med papirfakturaer og elektroniske fakturaer.

Vår Optimised Workflow-programvare kan utføre valideringskontroller av informasjonen som trekkes ut under OCR-prosessen, for eksempel for å sikre at summen av linje-elementene faktisk er lik det samlede fakturabeløpet, eller at momsen er riktig beregnet. Den kan også trekke ut nøkkeldata, for eksempel leverandørens navn og fakturanummeret, og kontrollere at de stemmer overens med gyldige innkjøpsordrer.

Lagre og hent frem 

Så snart fakturaene er skannet inn, blir de indeksert med de nøkkeldataene som er trukket ut ved hjelp av OCR, og lagret sikkert i et dokumentadministrasjonssystem sammen med annen relevant dokumentasjon, for eksempel innkjøpsordrer og følgesedler.

Når fakturaene blir lagret sikkert på et sentralt lager, betyr det at de raskt og enkelt kan hentes frem så du kan håndtere eventuelle spørsmål som måtte oppstå i ettertid. Du kan søke etter bestemt informasjon etter nøkkelord, noe som går mye raskere enn å lete etter papirfakturaer i arkivskap.

Bedriftens regler for fakturagodkjenning kan defineres og brukes konsekvent, med tilknyttede arbeidsflyter og utløsere. Systemet vil for eksempel ikke la en faktura bli liggende og vente hvis den angitte fakturagodkjenneren ikke er tilgjengelig. I stedet vil en alternativ godkjenner motta et automatisk varsel om at de må kontrollere status for den spesifikke fakturaen.

Sharps Optimised Workflow-programvare kan hjelpe bedriften din å skanne og lagre fakturaer elektronisk for bedre sikkerhet og mer robust håndtering. Hvis du vil vite mer, er du velkommen til å ta kontakt.

Kontakt

STEFAN LÖGDBERG
Nordic Commercial Director
stefan.logdberg@sharp.eu

Social