Dokumentsikkerhet

Beskytter konfidensiell informasjon

Det håndteres store mengder informasjon rundt om hos bedriftene, men ofte mangler det på rutiner for hvordan informasjon skal produseres, lagres, deles og kunne letes frem. Resultatet kan bli sikkerhetsrisikoer og brudd på lover og forskrifter. Ubeskyttede filer kan komme i feil hender, det kan oppstå menneskelige feil og uvedkommende kan få tilgang til informasjon.

Skrivere og kopimaskiner blir ofte glemt i IT-sikkerhetsretningslinjene, og kan dermed bli en innfallsport til nettverket for hackere og andre uvedkommende. I tillegg til reparasjonskostnadene dette medfører, kan omdømmeskadene bli betydelige. Kostnadene knyttet til et skriverrelatert sikkerhetsbrudd i Europa kommer i gjennomsnitt på svimlende 825 000 pund*.

* “Print Security Landscape, 2020” study by Quocirca

Man-pressing-lock-icon-on screen

Beskytte dokumentene dine

Dokumentsikkerhet må stå sentralt i dokument- og utskriftshåndteringen hos organisasjonene og bør være på plass på alle de seks trinnene i livssyklusen til et dokument:

  • Skap struktur – enten det er snakk om å skanne papirkopier, overvåke e-post eller opprette og lagre dokumenter fra et program.
  • Lagre – lagre dokumenter i papirformat, digitalt eller som hybridfilsystem.
  • Håndter – håndter brukernes tilgangsrettigheter og benytt en versjonssporing som registrerer all aktivitet i et dokument, for å sikre at brukerne til enhver tid jobber med den nyeste versjonen av et dokument
  • Oppbevar – påse at dokumentene oppbevares trygt i tilstrekkelig lang tid
  • Del – gjør det mulig å dele dokumenter på en sikker og effektivt måte med andre brukere
  • Integrer – gjør det mulig å utveksle informasjon mellom forretningsapplikasjoner som f.eks. bokførings- eller forretningssystemer
People-sat-around-desk-in-a-meeting

Få unnagjort mer med sikre og gode rutiner

Tjenestene våre for dokumentsikkerhet er en viktig del av dokument- og skriverløsningene våre. Ved hjelp av intuitive arbeidsflyt- og automatiseringsverktøy sikrer de forretningsdokumentene dine og hjelper deg å få unnagjort mer.

Vi kan tilby alt du trenger av ekspertise, support og verktøy for å utarbeide og håndtere retningslinjer for dokumentsikkerhet som sørger for at konfidensiell informasjon beskyttes gjennom hele livssyklusen (fra oppretting og lagring til utskrift og deling). Løsningene våre for sikker dokumenthåndtering hjelper deg dessuten å innfri sikkerhetsforskrifter som f.eks. GDPR. Hvis du ønsker det, kan vi også håndtere det hele for deg gjennom Administrerte utskriftstjenester.

Hands holding GDPR file in office

Vi kan hjelpe deg med følgende:

  • effektiv dokumenthåndtering – filene dine lagres i strukturerte, sikre skydatalagre (lokale serverbaserte installasjoner er også et alternativ).
  • utskriftssikkerhet – vi ser til at dokumentene dine ikke blir glemt igjen i utmatingsskuffen på skriveren. Det er mulig å legge til vannmerker på utskriftene for å vise klokkeslett, dato og hvem som skrev dem ut.
  • økt dokumentsikkerhet – bare autoriserte brukere kan skanne dokumenter, og det er mulig å styre hvilke destinasjoner det skal være mulig å sende dokumenter til. Et annet mulig sikkerhetsnivå er å legge til passord for dokumenter som skannes i PDF-format.
  • bedre dokumentkontroll – det kan bygges inn skjult tekst og mønster i bakgrunnen på et dokument. Ved forsøk på å kopiere dokumentet blir den skjulte teksten synlig, slik at du enkelt kan skille mellom kopi og original. Kopimaskinene fra Sharp er sågar i stand til å identifisere skjulte mønstre for å hindre at dokumentet kopieres.
Printer-office-people working at desks